Gestão de projetos para arquitetos ferramentas e vantagens

O trabalho de um arquiteto, de um atelier, de um gabinete, de um escritório, não se trata apenas de desenhar e… “puff”, fez-se o projeto. Há que lidar com muitas variáveis (e como variam essas variáveis!) e gerir o trabalho feito, o que há para fazer, as expectativas dos clientes, acompanhar e cumprir prazos, controlar custos e gerir os recursos de obra.

Se ainda faz isto com uma simples tabela em Excel, ou ainda recorre a post-its, temos que amavelmente trazê-lo para a realidade. As ferramentas de gestão de projetos podem ser das maiores aliadas no seu trabalho, e não é de hoje que têm relevância – tanto que já aqui trouxemos o assunto da relevância da gestão de projetos em novembro de 2019. Era outro mundo, em 2019. Saudades.

Mas enfim, as ferramentas de gestão de projetos são várias e continuam a ser extremamente úteis e por várias razões, que elencamos de seguida, em formas de lista, tudo certinho, bem organizado, para facilitar a consulta.

 

Ferramentas de gestão de projetos

Hubstaff – Não sendo arquitetos, mas trabalhando com arquitetos, temos de começar por recomendar a ferramenta que nós usamos no dia-a-dia para os nossos projetos. O Hubstaff permite-lhe gerir os tempos gastos por cada trabalhador, com cada cliente ou projeto, de forma bastante intuitiva e organizada. Temos também de referir a ‘subcategoria’ desta ferramenta, que é o Hubstaff Tasks. O Tasks, como o próprio nome indica, se o traduzirmos, é o gestor de tarefas, onde pode alocar o tempo e os colaboradores destinados a cada tarefa ou projeto, bem como gerir e planear tarefas para por dia, para esta semana, para a próxima semana, para a semana seguinte e para daqui a uns meses, também.

Trello – Semelhante ao Hubstaff, o Trello também permite que organize as suas tarefas por prioridades (tarefas para fazer agora, no futuro ou arquivadas) e por colaboradores alocados a cada tarefa ou projeto, permitindo que toda a equipa se organize e se comunique de forma mais rápida e ágil, na gestão de projetos.

Asana – Se tem uma equipa com até 15 colaboradores, pode usar a plataforma Asana gratuitamente. Tal como as duas já referidas, permite que organize e faça a gestão de todos os planos, projetos e processos da sua equipa, com um interface bastante elegante e intuitivo. Os gestores podem facilmente adaptar e priorizar tarefas, produzir relatórios, partilhar listas de tarefas com colaboradores, etc.

Jira – A plataforma Jira (dos mesmos criadores do Trello), além do nome chamativo, é uma das que mais tem evoluído e é uma das mais usadas em Portugal para gestão de projetos. Permite a gestão de vários projetos e tem suporte para as frameworks Kanban ou Scrum. Com o Jira, os gestores podem facilmente criar gráficos e relatórios detalhados. Esta plataforma disponibiliza ainda APIs de integração com outras plataformas, tem apps móveis – como todas as outras, aliás -, estando também disponível online.

 

Vantagens das ferramentas de gestão de projetos

Aumento da produtividade da equipa – Quando estamos organizados (mesmo que seja um caos organizado), a produtividade pessoal e coletiva tende a aumentar. Assim, a principal vantagem de usar uma ferramenta de gestão de projetos é que vai ter tudo bem segmentado e isso irá aumentar a produtividade do seu trabalho e do seu negócio;

Integração de diferentes áreas – O trabalho de um arquiteto ou de todo o gabinete/atelier não está dependente apenas de quem pertence à empresa. Depende também de cada ‘peça’ do ‘puzzle’ que é cada projeto, desde os clientes até ao gestor de obra. Assim, estas diferentes áreas, mesmo que indiretamente, ficam integradas e interligadas nas ferramentas de gestão de projetos;

Controlo dos prazos e acompanhamento de tarefas – Como referimos na apresentação das várias ferramentas, uma das grandes vantagens que todas elas têm é a definição e gestão de prazos, bem como o simples e constante acompanhamento de projetos e tarefas, tanto dentro da equipa, como para reportar aos restantes envolvidos no projeto.

Criação de relatórios precisos – Ligado ao ponto anterior, a melhor gestão de prazos e tarefas vai levar à produção de relatórios de atividade mais precisos, já que as métricas de desempenho têm parâmetros de medição mais ‘palpáveis’.

Redução de custos – E todos os pontos anteriores desaguam neste: a redução de custos. Quando melhoramos os processos e elevamos a produtividade dos colaboradores, o resultado é a diminuição de custos, já que a otimização dos recursos e do tempo contribui para um melhor aproveitamento do trabalho da sua equipa, o que tende a tornar o negócio mais lucrativo!

Terminamos como começamos: não é por obra e graça de uma entidade superior que os projetos aparecem feitos. Há muitas variáveis e condicionantes para gerir. Apresentadas as ferramentas e elencadas as vantagens, agora só tem de ‘pôr a mão na massa’, ou seja, começar a facilitar a sua vida e a dos seus colaboradores, ao usar as ferramentas de gestão de projetos no seu atelier ou gabinete de arquitetura!

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Estou pronto para trabalhar com a Archilike!