Archiremote – Dicas diárias de teletrabalho

Desde o início do período de isolamento social, em meados de março, temos partilhado dicas diárias de trabalho remoto nas nossas páginas de Facebook, Instagram e Linkedin. Se perdeu alguma ou quer recordá-las, aqui fica a lista, que será atualizada no final de cada semana:

1 – Criar um local de trabalho adequado

Como no escritório cada um tem o seu espaço, também em casa deve acontecer o mesmo. Organize-o, seja na sala de estar, no quarto, enfim, no compartimento da casa que achar que lhe vai permitir ‘simular’ melhor o seu ambiente de trabalho habitual e sentir-se mais confortável para o fazer. Assim, como em tudo na vida, a habituação custa menos!

2 – Manter a rotina de trabalho

Há áreas em que é possível replicar, em casa, o trabalho que é feito no escritório. Noutras, nem tanto. Em todo o caso, é importante manter uma rotina de trabalho, com método: cumprir os horários como se estivesse fora do seu lar, fazer as pausas nas mesmas horas em que as faz no emprego, por exemplo. Isso permite que não se desabitue e que haja menos espaço para se distrair (sobre isso, falaremos melhor numa próxima ocasião). Se houver flexibilidade, pode também optar por antecipar a hora de entrada, já que não tem de perder tempo no trânsito, e ‘sair’ mais cedo. O importante, no final do dia, é que o trabalho se cumpra com normalidade. 

3 – (Tentar) não ter distrações

Muitos dos que agora experimentam o teletrabalho, têm uma ‘dificuldade’: ter os filhos em casa e tomar conta deles. Além desta, há outras potenciais distrações, como a proximidade da cozinha e dos conteúdos apetitosos que lá estão. Isto já para não falar da maior tendência para consultar as redes sociais e as notícias na TV, até pelo fluxo de informação sobre o tema do momento. É muito complicado, quase impossível, manter a concentração e abstrair-se de que está em casa e que há coisas mais interessantes que poderia estar a fazer. Mas como já referimos, o tempo que perdia no trânsito, de manhã e ao fim do dia, pode agora ser usado para outras coisas – tente, pelo menos, deixar as distrações para esse tempo extra.

4 – Criar uma conta para fazer videochamadas

Além dos chats de texto, as ferramentas para fazer videochamadas são essenciais nas situações de trabalho remoto, sobretudo para reuniões de equipa ou comerciais. Num mundo mobile, também as chamadas por vídeo podem andar connosco para todo o lado, não só nos computadores, como acontecia até há poucos anos. No nosso caso, costumamos utilizar o Google Hangouts, mas há outras opções, como o Zoom, o Skype ou as ferramentas de vídeo do Messenger e do Whatsapp. Não faltam alternativas para fazer chamadas para uma ou mais pessoas. O fundamental, ainda mais nesta fase, é que as utilize e tire o melhor partido delas!

5 – Fazer “standups” com o resto da equipa

As reuniões de equipa no início de cada dia de trabalho são algo normal. Em situação de trabalho remoto, elas não têm de deixar de acontecer. Utilize uma das ferramentas de videochamada de que falámos na dica anterior, para fazer “standups”, ou seja, falar com os seus colegas em cada manhã para listarem as tarefas a cumprir durante o dia. Isso ajudará a que haja comprometimento com as rotinas e as dinâmicas de trabalho de cada elemento. 

6 – Ter um canal exclusivo para comunicar com a equipa 

Durante o dia, e na impossibilidade de existir uma conversa física como há no escritório, de pedir ou perguntar algo ao colega ali ao lado, há que fazer uso do digital. É algo maçudo estar sempre a ligar para os colegas, enquanto falar por Whatsapp, Messenger ou Instagram Direct pode levar a distrações e pausas longas nessas redes sociais. Assim, aconselhamos que haja um canal exclusivo para essas comunicações de trabalho, seja por email ou por uma ferramenta como o Slack, que é o que usamos na Archilike, que permite agrupar os assuntos por tema/cliente e, assim, comunicar, por texto, de forma mais eficiente.

7 – Fazer prospeção nas redes sociais

As reuniões presenciais estão canceladas por tempo indeterminado. Já falámos de alguns canais que pode usar para continuar a reunir-se com a sua equipa, os seus parceiros ou clientes, nomeadamente através de videochamadas. Mas também é preciso continuar a procurar potenciais clientes e contactar com eles de outras formas – por exemplo, enfrenta-se agora o problema de os telefones das empresas estarem indisponíveis, por estarem fechadas. Assim, usar as redes sociais, principalmente o Linkedin, para começar a estabelecer essas relações de negócio, é um conselho útil e prático em qualquer altura, mas sobretudo nos dias que vivemos.

8 – Estabelecer regras em casa

Muito provavelmente, não está a passar esta quarentena sozinho/a em casa. Assim, é essencial estabelecer regras e comunicar expectativas a quem lhe faz companhia. Se tem filhos muito pequenos, é complicado (impossível, vá) que cumpram as regras todas. Mas as regras sobre qual o elemento do casal que atua nesse caso, o que faz, para onde vai, etc., devem estar pré-estabelecidas. Assim como as expectativas que tem para aquela manhã/tarde, dia ou semana, isto é, pode estar com um trabalho mais exaustivo em mãos, precisar de maior concentração e, assim, necessitar de maior compreensão e colaboração dos seus companheiros de casa, ou, pelo contrário, estar mais disponível naquele dia para dar conta dos afazeres caseiros.

9 – Vestir-se para o trabalho

Não tendo de preparar as crianças para a escola, conjugar horários ou enfrentar o trânsito, a tendência pode ser a de ficar a dormir até ser hora de trabalhar. Convém resistir a essa tentação, porque embora seja bom dormir mais um pouco, não é vantajoso para o organismo saltar diretamente da cama para o computador. Mantenha, tanto quanto possível, a sua rotina de preparação para um dia de trabalho. Prepare-se com calma, tome um bom pequeno-almoço, já que, à partida, tem mais tempo para isso, e vista-se de forma confortável para as tarefas que tem de realizar – nem tanto ao pijama, nem tanto ao fato.

10 – Manter serenidade para ter produtividade 

As semanas de teletrabalho vão terminando e recomeçando quase sem darmos por elas, porque estamos sempre no mesmo espaço: a nossa casa. Com maior ou menor propensão para isso, é provável que todos nós passemos por momentos de irritação e alguma tristeza. Isso é normal e não é vergonha, nem drama nenhum, falar sobre isso. Pelo contrário, é bem necessário. É essencial que estejamos com a mente sã, para o corpo também se manter são e o trabalho fluir com a maior normalidade possível. Faça por manter uma postura tranquila e positiva, de modo a que a sua vida profissional e pessoal não sejam afetadas.

11 – Praticar exercício físico

Ontem falámos sobre “mente sã em corpo são” e hoje voltamos a abordar esse ditado, por outro prisma. Falar sobre a prática de exercício físico em dicas de teletrabalho pode não fazer sentido à primeira vista, mas se olharmos a todo o contexto de vida numa época de isolamento social, tem lógica. O exercício físico é um antidepressivo natural e, por isso, é uma forma simples e eficaz de zelar pela sua saúde física e mental, o que se vai refletir no seu trabalho também. Pode dedicar um espaço da sua casa para fazer pequenos exercícios, como saltar à corda, fazer abdominais, flexões, exercícios de yoga ou meditação, consoante o seu gosto e as suas necessidades. Por muito que canse, vai ver que se sentirá melhor, criando essa rotina de exercício físico.

12 – Criar ambiente de concentração

Com as crianças de férias de Páscoa – embora, na prática, não mude muito o panorama, porque já estavam em casa -, os momentos de silêncio não são muitos. Há pessoas que se dão melhor com o barulho do que outras, mas em todo o caso, se possível, crie um ambiente propício para se concentrar no trabalho. Se ouvir música ajudar na produtividade, oiça; se prefere a companhia da televisão, ligue-a; se precisa mesmo de silêncio… se fosse aconselhável sair de casa, até dizíamos para ir para um templo budista. Não podendo, tente recatar-se o mais possível, dadas as circunstâncias caseiras.

13 – Não saltar refeições

A dica de hoje aplica-se a situações de trabalho remoto e aplica-se à vida em geral: não deixe de se alimentar. Estando em casa, a tendência não é tanto saltar refeições, mas sim alimentar-se demasiado – agora que estamos em época pascal, parece que nascem ovos e amêndoas de chocolate à nossa volta… No entanto, essa prática de ‘ir petiscando’ pode impedir que faça as refeições normalmente, com horários estabelecidos. Imponha a si mesmo/a essa regra de se alimentar nas horas certas, mesmo que nem sempre resista a petiscar mais do que deve entre refeições. E pare para tomar essas refeições, não coma em frente ao computador. Pausa é pausa!

14 – Experimentar coisas novas

O descanso também faz parte do trabalho remoto. Já abordámos a questão dos benefícios que a prática de exercício físico traz às nossas vidas, sobretudo numa altura de maior ansiedade. Aproveite também esta fase, em que possivelmente tem mais tempo livre e não há para onde ir, para fazer coisas diferentes do que costuma fazer nos seus momentos de ócio. Experimente novas receitas na cozinha, veja novas séries, novos filmes, leia livros que andava para ler há que tempos, ou simplesmente redescubra aqueles jogos de tabuleiro que não joga há anos. Pode ser que descubra aí paixões escondidas!

15 – Não se isolar (só socialmente)

Mesmo com a proximidade criada por todas as tecnologias ao dispor, é diferente estar a trabalhar a partir de casa ou estar a trabalhar num escritório, com colegas e clientes ao redor. Vai de cada um ser mais extrovertido ou mais ‘bicho do mato’, mas a socialização faz sempre falta, ainda mais nesta altura, em que fatores externos não nos permitem socializar tanto quanto queremos, nem com quem queremos, nem quando nos apetece. Porém, o isolamento social não significa isolamento total. Recentemente, temos focado as nossas dicas mais no bem-estar mental do que no próprio teletrabalho, porque ambos os fatores (entre outros) estão interligados, pelo que tudo conta. Por isso, dentro dos possíveis, converse, veja as pessoas, não se esconda num buraco!

16 – Organizar as tarefas diárias ou semanais

Uma das nossas primeiras dicas foi fazer reuniões diárias de equipa, para se escalonar o trabalho que há a fazer naquele dia. O Hubstaff Tasks é a ferramenta que usamos na Archilike, para organizar o trabalho de todos e de cada um. A nossa prática é, no início da semana, estabelecer o que vai ser feito por quem, em cada dia, tentando estimar o tempo que cada tarefa demorará. Esta e outras ferramentas “agile” permitem, lá está, agilizar os processos e a divisão de trabalho entre os elementos da equipa, sendo de ainda maior utilidade em situação de teletrabalho, permitindo uma melhor organização conjunta e precavendo ao máximo os imprevistos ou urgências que possam aparecer, deixando também um espaço para esses casos.

17 – Ajustar expectativas em grupo

Na sequência da dica sobre organizar as tarefas diárias ou semanais da equipa, sugerimos que, conjuntamente, sejam verbalizadas e ajustadas às expectativas/impedimentos do grupo de trabalho. Por exemplo, isto significa dizer que, em certo dia, é previsível que venhamos a estar com mais trabalho e que, por isso, precisaremos de ajuda ou, por outro lado, será necessário comunicar ao cliente (ou só ajustar internamente) que a tarefa será cumprida noutra data. O risco ou incómodo desta última hipótese é minimizado pelo tal planeamento prévio, pelo que poderá avisar o cliente com antecedência e ajustar o prazo limite em que será entregue o trabalho. Prevenir é melhor do que não poder remediar.

18 – Organizar tarefas e horários das crianças

Agora que se aproxima o final das férias da Páscoa para os estudantes, e ainda sem certeza de que será possível voltar a haver aulas presenciais, é útil organizar tarefas e horários das crianças, para que não colidam com as tarefas e horários dos pais. Estabelecer rotinas para as crianças, preferencialmente com horas certas de estudo, e coordenadas com as suas horas de expediente, é o ideal (talvez utópico, mas ideal). Se ainda forem bebés, pode tentar coordenar os períodos de sono com o seu horário de trabalho, mesmo que tenha de o ajustar um pouco, se tiver essa possibilidade.

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Estou pronto para trabalhar com a Archilike!