Hoje, dia 7 de novembro, celebra-se o Dia Internacional da Gestão de Projetos! A data varia (tal como os projetos e os seus prazos variam, curiosamente), porque é comemorada anualmente na primeira quinta-feira de novembro.
O intuito deste dia é dar destaque ao trabalho dos gestores de projetos de todo o mundo, incentivar as empresas para promoverem boas práticas e congratularem os seus gestores e equipas pelo trabalho realizado. Este é o dia para lhes agradecer!
A nível digital, já sabe, a Archilike está aqui para o ajudar a gerir e impulsionar os seus projetos. Mas antes de mais, é preciso perceber: o que é a gestão de projetos? É o conjunto de conhecimentos, capacidades, técnicas e ferramentas utilizadas para planear, executar e acompanhar um projeto, até que este seja concluído com sucesso, com os custos, prazos, padrões de qualidade e objetivos associados.
Assim, a gestão de projetos envolve estratégia, antes de se pensar em resultados. Com esse planeamento, com maior ou menor detalhe, dependendo dos casos, conseguirá decisões mais eficientes, redução de riscos para o seu negócio, investimentos mais certeiros e, então, melhores resultados.
Desta forma, a gestão de projetos deve ser incorporada na cultura da empresa como parte da rotina, como algo essencial para o sucesso da organização e em que vários setores devem estar envolvidos, porque a ajuda e a perspetiva de todos pode ser útil.
A importância da gestão de projetos vê-se também no facto de haver um guia internacional sobre o tema, o PMBOK – Project Management Body of Knowledge, criado pelo PMI (Project Management Institute), uma entidade sem fins lucrativos que veicula as melhores práticas desta área.
Neste guia, são definidas quatro etapas principais do ciclo de vida de um projeto – início; organização e preparação; execução do trabalho previsto; e encerramento. Posto isto, há cinco conjuntos de processos na gestão de projetos:
– Processos de iniciação: onde há autorização formal para iniciar um novo projeto e são definidas necessidades, objetivos e motivos da sua realização. As premissas e restrições são documentadas, fazendo com que o termo de abertura do projeto (TAP) seja aprovado. Também é feita uma previsão de recursos para a análise de investimentos do negócio. Aqui, é útil contar com a participação de todas as partes interessadas, para que todos estejam envolvidos e saibam com o que contar.
– Processos de planeamento: é a fase mais intensa. Para se ter uma ideia, 24 dos 47 processos do Guia PMBOK são dedicados a esta fase, que abrange uma série de padrões, critérios e objetivos. Em resumo, o plano deve enumerar condições de clientes, restrições, orçamentos, definição do foco, cronograma, plano de comunicação e registo de riscos envolvidos.
– Processos de execução: a fase que exige mais recursos financeiros, humanos e materiais; é a altura de executar tudo aquilo que foi planeado. Esta etapa envolve a coordenação dos trabalhos e dos recursos, além de exigir a integração das atividades descritas anteriormente. No entanto, por muita preparação que haja, imprevistos acontecem – é importante, então, analisar as causas e reformular o plano.
– Processos de monitorização e controlo: quando o projeto está a andar, é importante estar ‘em cima do assunto’, constantemente. Este grupo de processos envolve o controlo integrado de custo, prazo, foco e benefícios do projeto, com relatórios de desempenho com certa periodicidade.
– Processos de encerramento: é a hora de verificar os resultados obtidos. Um projeto só pode ser encerrado quando tudo está concluído, desde entregas previstas até contratos e pagamentos. É essencial, além do balanço dos resultados, partilhar, com toda a empresa, as lições aprendidas, para aprimorar a gestão de projetos em todas as áreas e em ocasiões futuras.
A teoria pode parecer um pouco maçadora, mas na prática, a gestão de projetos é bastante mais dinâmica, quanto mais não seja porque existem softwares de gestão que tornam o trabalho mais ágil. Por exemplo, a nossa equipa usa o Trello e o Hubstaff Tasks, excelentes ferramentas para gestão das tarefas a cumprir, tanto individualmente, quanto coletivamente, o que nos ajuda a ter maior produtividade. Até porque, normalmente, não há só um, há muitos projetos para gerir ao mesmo tempo.
Como vimos, é de capital importância que todos estes processos sejam acompanhados constantemente, através do diálogo com os seus colaboradores. E como é visível também, gerir projetos é uma tarefa árdua, portanto, aproveite este dia internacional para celebrar e valorizar quem o faz!